Sede electrónica de la Seguridad Social

Como ya hemos comentado en entradas anteriores, las empresas o autónomos con empleados a cargo están obligados a la utilización de la Sede electrónica de la Seguridad Social para sus comunicaciones, además será el medio por el que recibirán todas las notificaciones de este organismo. 

Por ello, igual que hicimos con el proceso de la obtención de un Certificado Digital, desde CMCONTA hemos realizado una sencilla guía para facilitar al usuario su navegación por el entorno de la Sede electrónica, centrándonos únicamente en dos de los apartados de la página, ya que son los necesarios para nuestros clientes y la mayoría de los sujetos obligados.

Podrá acceder a ella visitando la sección de Novedades de nuestra página web, o desde el siguiente enlace:

Guía de uso de la Sede Electrónica.

Próximamente haremos lo mismo con la Sede electrónica de la Agencia Tributaria, esperamos como siempre que encuentren de utilidad nuestras publicaciones.

Obtención de un certificado digital

Ya hablamos de la necesidad de tener un Certificado Digital para gestionar las Notificaciones con la Seguridad Social en una entrada pasada Notificaciones telemáticas para empresas. Por ahora, es obligatorio para todas las empresas o autónomos que tengan empleados a su cargo. Por ello, y por el creciente número de consultas que estamos recibiendo de los usuarios al respecto, desde CMCONTA hemos creado una sencilla guía para la solicitud, obtención e instalación de nuestro certificado digital.

Acceda desde aquí a la Guía para la Obtención de un Certificado Digital

Si tienen alguna duda sobre cómo darse de alta en las diferentes Sedes electrónicas de los organismos públicos dónde se precisa la utilización de un sistema de firma electrónica puede consultarnos a través del cuestionario de Contacto de nuestra web además de estar pendiente de la actualización de nuestro blog, en el que iremos publicando los distintos pasos a seguir tanto para interaccionar con la Agencia Tributaria como con la Seguridad Social.

Facturación electrónica flexibilizada

En CMCONTA creemos que resulta de utilidad para las empresas poder contar con una entrada que recoja los requerimientos de la facturación electrónica y las ventajas que pueden obtenerse de su uso.

Requisitos para operar con facturas electrónicas

 Desde el 1 de enero se han flexibilizado las exigencias para poder facturar electrónicamente, esto puede permitir a su empresa una importante disminución de los costes administrativos sin la problemática que existía con la necesidad de utilizar ciertos medios de  generación, y envío con firma electrónica avanzada, intercambio de datos EDI o sistemas similares que previamente tenía que autorizar Hacienda.

A partir de ahora será suficiente con que aplique a sus facturas electrónicas un sistema de control como el que utiliza con las facturas en papel:

• Inclusión de número de factura.
• Fecha de emisión.
•  NIF del emisor y del receptor
• Un importe con el porcentaje de IVA o retenciones que proceda en cada caso. 

Así, su empresa podrá facturar válidamente sus servicios y entregas de bienes:

• Simplemente, utilizando los formatos habituales de generación de documentos electrónicos: pdf, edifact, xml, html, gif o jpg, y remitiéndolos posteriormente por correo electrónico o puesta a disposición de sus clientes en un sitio web.
• Los requisitos son los mismos que para las facturas en papel, y como añadido únicamente se hace necesaria la autorización expresa por escrito del cliente para recibir en formato electrónico sus facturas. Apuntar, que para reforzar la validez de la utilización de estos sistemas, es recomendable que en el documento de consentimiento expreso que haga firmar a sus clientes deje constancia de qué medios van a ser empleados para expedir y remitir las facturas electrónicas, por ejemplo que será emitidas en formato pdf y remitidas por correo electrónico, indicando además la dirección de correo desde la que serán enviadas dichas facturas y la dirección electrónica en la que se recibirán.

Ventajas de las facturas electrónicas

A lo largo de esta entrada ya hemos ido nombrando alguna de las ventajas, pero ahora las enumeraremos de una manera más esquemática:

• Disminución de costes en material de oficina (papel, sellos, sobres...).
• Ventajas medio-ambientales.
• Se elimina la necesidad de tener que acudir a la oficina de Correos o a un buzón para  depositar la correspondencia de facturas para clientes.
• Se archiva toda la documentación con menos espacio físico.
• Pueden tenerse copias de seguridad de los documentos.
• A la vez que se realiza la factura, con un sólo clic, pueden hacérsela llegar a los receptores.

Enlaces relacionados

En el apartado dedicado a las novedades de nuestra web puede encontrar el resumen que hicimos con motivo de la entrada en vigor de las modificaciones en relación al acto de facturación, y en el siguiente enlace puede acceder directamente al mismo: Resumen del Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre
Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Y ya sabe, si quiere beneficiarse de las ventajas de la facturación electrónica no dude en ponerse en contacto con CMCONTA, como empresa especializada en informática de gestión, le ayudamos a implementar los sistemas más adecuados a su actividad y poner en marcha este procedimiento, que le permitirá ahorrar tiempo, espacio, evitar la pérdida de papeles, le dará comodidad y sobre todo podrá disminuir los costes administrativos y de material de oficina.

Notificaciones telemáticas para empresas

El pasado mes de marzo se publicaron diferentes normas de aplicación para quienes tengan trabajadores a cargo, por las que quedan obligados al uso del Sistema Red los sujetos que especificaremos en esta entrada.

A continuación comenzamos por enumerar las características que definen este sistema de notificaciones telemáticas con la Seguridad Social.

Características del Sistema RED

• Autenticación: Identifica de manera inequívoca al receptor y emisor.
• Constancia: Hace constar fecha y hora de cada envío.
• Confidencialidad: Garantiza que sólo el usuario acreditado tenga acceso.
• Integridad: Transmisión sin alteración del documento, sin anomalías.
• Conservación: Durante el tiempo exigido por la Norma.

Valores del sistema para las empresas

• Centralización de la recepción y gestión de las notificaciones en el ámbito de la Seguridad Social.
• Prontitud en la identificación, toma de decisiones y subsanación de las incidencias asociadas a la cotización.
• La autenticación del receptor impide que terceros ajenos accedan a la notificación.
• Disponibilidad del servicio permanente.
• Acceso telemático a las notificaciones mediante certificado digital de persona físisca y jurídica sin notificación en papel al domicilio postal.
• Sistema de soporte y atención a los ciudadanos y las empresas.
• Almacenamiento de las notificaciones en formato electrónico.
• Verificación de la integridad y veracidad de los documentos.
• Gestión íntegra de la empresas con respecto a cotización social.

Sujetos obligados

• Todas las empresas, agrupaciones de empresas y demás sujetos responsables obligados a cotizar encuadrados en cualquiera de los Regímenes del Sistema de la Seguridad Social con independencia del número de trabajadores que mantengan en alta.
• RETAs, excepto SETAS de cuenta propia, que estén obligados a transmitir por el Sistema RED los datos relativos a sus trabajadores, estarán también obligados respecto de sus propios datos como trabajadores autónomos.
• Las empresas, agrupaciones de empresas y demás sujetos obligados a cotizar encuadrados en los Sistemas Especiales del Régimen General, excepto el sistema especial de empleados de hogar.

Es importante resaltar que las empresas con Bonificaciones, Reducciones o cualquier otro beneficio en as bases, tipos y cuotas de la Seguridad Social y conceptos de recaudación conjunta que no se incorporen a RED, no podrán obtener los citados beneficios y quedarán suspendidos sin más trámite, desde la fecha en que tal incorporación debió realizarse.

Normativa Aplicable

• Orden ESS/484/2013, de 26 de marzo por la que se regula el Sistema de Remisión Electrónica de Datos en el ámbito de la Seguridad Social
• Orden ESS/485/2013, de 26 de marzo por la que se regulan las notificaciones y comunicaciones por medios electrónicos en el ámbito de la Seguridad Social
• Orden ESS/486/2013, de 26 de marzo por la que se crea y regula el Registro de Apoderamientos de la Seguridad Social para la realización de trámites y actuaciones por medios electrónicos

La Seguridad Social tiene diferentes manuales aclarando la obligatoriedad y el uso de las diferentes notificaciones en su Sede electrónica que puede consultar en el siguiente enlace:
https://sede.seg-social.gob.es/Sede_1/MiSedeElectronica/index.htm

Y como siempre, además de comentar este post, pueden ponerse encontacto con CMCONTA a través del cuestionario de la página web de nuestra asesoría http://www.cmconta.es/contacto.html

Eventos de interés empresarial para junio

Como cada mes, publicamos en nuestra web un calendario con las obligaciones tributarias que correspondan y con los principales eventos y ferias sectoriales de interés empresarial de Extremadura.

Destacar entre todos, varias jornadas de Networking que se organizan desde la dirección General de Empresa del Gobierno de Extremadura y que pueden resultar interesantes para establecer lazos con otras empresas ya que consisten en rondas de encuentros para intercambiar ideas y buscar oportunidades de negocio.

En este aspecto desde CMCONTA, ofrecemos algunos consejos de cara a dar una imagen competitiva y profesional de nuestra empresa:

• Comenzar cualquier contacto presentándonos y preguntando el nombre de nuestro interlocutor para dirigirnos a él o ella de manera más cercana, siempre por su nombre.
• Tener muy en cuenta que dispondremos de 20 minutos para dar y recibir la máxima información, por lo que debemos llevar bien marcados nuestros objetivos: saber qué queremos contar de nosotros y qué nos interesa saber de los demás. Nos resultará útil en este aspecto marcarnos un esquema, del que además intentemos salir lo mínimo posible con la finalidad de no divagar y centrarnos en lo que nos interesa.
• Para estas ocasiones tenemos que elegir bien la indumentaria que llevamos, que dependerá bastante del sector de actividad al que nos dediquemos, pero, aunque sea algo informal, conviene dar una imagen cuidada y profesional.
• Tener preparado un buen número de nuestras tarjetas de visita, e incluso algún folleto informativo de  empresa para dejar ver nuestra imagen corporativa e intentar mejorar la notoriedad de nuestra marca, lo que viene conociéndose como branding.
• No nos olvidemos también de tomar datos de contacto de las demás empresas con las que inter-actuemos y alguna nota que nos permita tener claro a quien se refiere y qué es lo que más nos ha interesado de ellos.

Esperamos que les resulten útiles nuestros consejos y saquen provecho de los encuentros de negocios  programados para este mes de junio, que tendrán lugar los días 13 y 27 en los Puntos de activación empresarial de Badajoz y Don Benito, respectivamente.

Si quieren consultar el resto de citas para este mes pueden visitar nuestra agenda en http://www.cmconta.es/agendas/agenda0613.html.